La contratación del mantenimiento sólo puede tener éxito si se apoya en un acuerdo perfectamente definido y muy claro para ambas partes. El contrato de mantenimiento no es en realidad un documento imprescindible, pues muchos acuerdos se cierran sin necesidad de que exista un contrato. En muchos casos se acepta una oferta del cliente, normalmente escrita; en otros se prepara un pliego de condiciones o especificación del trabajo a realizar por parte del cliente y el contratista lo acepta; y por último, en otras el cliente solicita los servicios del contratista a sus precios de mano de obra y materiales habituales (que en ocasiones ni siquiera conoce).

No obstante, cualquier acuerdo de cierta envergadura económica suele cerrarse en torno a un contrato que regula los diferentes aspectos de la prestación del servicio.